Onboarding: spunti per l’inserimento efficace dei nuovi collaboratori in Azienda.

Nell’odierno panorama delle Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane, l’arte dell’onboarding emerge non solo come una pratica, ma come un pilastro fondamentale per costruire un ambiente lavorativo solido e coeso. 

L’inserimento di un nuovo collaboratore in azienda va ben oltre il semplice addestramento alle mansioni specifiche: rappresenta il primo passo verso l’integrazione in una cultura aziendale e un team. 

Sono psicologa del lavoro con tre decenni di esperienza nel settore delle Risorse Umane, e ho assistito a innumerevoli percorsi di inserimento in azienda, osservando da vicino l’incalcolabile valore di un onboarding strategico e ben strutturato. 

Attraverso questo articolo, esploreremo insieme l’importanza vitale dell’onboarding, delineando strategie efficaci e condividendo insight derivati dalla mia esperienza, con l’obiettivo di guidare i nuovi membri del team verso un inserimento armonioso e produttivo all’interno delle vostre organizzazioni.

1. Definizione di Onboarding

L’onboarding, o processo di inserimento, è un termine ampiamente utilizzato nel mondo delle Risorse Umane per descrivere il percorso strutturato attraverso il quale i nuovi dipendenti vengono accolti e integrati all’interno di un’organizzazione. 

Tuttavia, la sua essenza va ben oltre una semplice definizione.
L’onboarding non è un mero processo di orientamento, ma un viaggio accuratamente pianificato che mira a facilitare l’assimilazione dei nuovi collaboratori nella cultura, nei valori e nelle dinamiche operative dell’azienda.

L’efficacia con cui questo processo viene eseguito può avere un impatto significativo su vari aspetti dell’organizzazione, tra cui l‘efficienza operativa, la coesione del team e, soprattutto, la soddisfazione e la ritenzione dei dipendenti.

Secondo uno studio condotto da SHRM (Society for Human Resource Management), il 69% dei dipendenti è più propenso a rimanere con un’azienda per almeno tre anni dopo un’esperienza di onboarding positiva. Questo dato sottolinea non solo l’importanza di un primo impatto positivo ma anche il ruolo cruciale che un onboarding efficace può svolgere nel mantenere alta la fedeltà dei dipendenti.

Prendiamo, ad esempio, il caso di un’azienda tecnologica in rapida crescita, che ha implementato un programma di onboarding di quattro settimane, durante il quale i nuovi assunti sono immersi in sessioni formative, incontri con i team, e workshop culturali. 

Questo approccio non solo ha facilitato una transizione morbida per i nuovi ingressi ma ha anche portato a un aumento del 20% nella produttività all’interno dei primi tre mesi di impiego, creando un ambiente lavorativo più sinergico e motivato.

2. L’importanza dell’Onboarding strategico

L’attuazione di un processo di onboarding strategico non è unicamente un gesto di benvenuto nei confronti dei nuovi assunti, ma un elemento chiave che sottende la prosperità e il successo a lungo termine di un’organizzazione. 

Un inserimento ben pianificato e strategicamente implementato non solo facilita una transizione fluida per i nuovi collaboratori ma diventa anche un veicolo attraverso il quale l’azienda comunica i suoi valori, aspettative e cultura, stabilendo le fondamenta per un rapporto lavorativo positivo e produttivo.

La correlazione tra un efficace onboarding e l’aumento della produttività è evidente.
Quando i nuovi dipendenti si sentono accolti, valorizzati e adeguatamente formati fin dal primo giorno, sono più propensi a integrarsi rapidamente e a contribuire in modo significativo alle attività dell’organizzazione. 

Inoltre, un inserimento strategico contribuisce a creare un ambiente lavorativo in cui i dipendenti si sentono non solo compresi e apprezzati, ma anche parte integrante del tessuto aziendale, alimentando così la loro motivazione e dedizione.

Il benessere organizzativo, d’altra parte, è intrinsecamente legato a queste dinamiche. 

Un dipendente che attraversa un processo di onboarding strutturato e accogliente è più incline a sviluppare un senso di appartenenza e di identificazione con l’azienda. 

Questo, a sua volta, si traduce in un maggiore impegno, minori livelli di stress e, in ultima analisi, in un miglior benessere all’interno dell’organizzazione.

Consideriamo, ad esempio, l’implementazione di programmi di mentoring durante l’onboarding, dove i nuovi assunti vengono abbinati a membri esperti del team.
Questa strategia non solo facilita l’apprendimento e l’adattamento dei nuovi arrivati, ma promuove anche la creazione di relazioni positive all’interno del team, migliorando la comunicazione e la collaborazione, elementi essenziali per il benessere organizzativo.

3. Fasi Cruciali dell’Onboarding

L’onboarding è un viaggio, e come ogni viaggio, è strutturato in diverse tappe fondamentali, ciascuna delle quali svolge un ruolo cruciale nel plasmare l’esperienza complessiva del nuovo dipendente. 

Esaminiamo insieme le fasi chiave di questo processo e come gestirle in modo efficace per garantire un inserimento ottimale e produttivo all’interno dell’organizzazione.

Fase 1: Preparazione Pre-Arrivo.
Prima ancora che il nuovo dipendente metta piede in azienda, è essenziale preparare il terreno.
Questo include l’organizzazione del suo spazio di lavoro, la configurazione degli strumenti tecnologici necessari e la comunicazione con il team circa il suo arrivo.
Un benvenuto caloroso e un ambiente di lavoro ben organizzato sono i primi passi verso la creazione di un’esperienza positiva.

Fase 2: Primo Giorno in Azienda.
Il primo giorno è fondamentale e dovrebbe essere strutturato in modo da far sentire il nuovo arrivato accolto e valorizzato.
Una presentazione formale al team, un tour dell’ufficio e una chiara comunicazione riguardo agli aspetti pratici del lavoro quotidiano sono elementi chiave in questa fase.

Fase 3: Formazione e Sviluppo.
La formazione è un elemento centrale dell’onboarding e dovrebbe essere personalizzata in base al ruolo e alle competenze del nuovo dipendente. Oltre alla formazione specifica sulla posizione, è altresì importante introdurre il nuovo assunto ai valori, alla cultura e alle normative aziendali.

Fase 4: Integrazione nel Team.
Favorire l’integrazione nel team e la costruzione di relazioni positive è fondamentale per il benessere e la produttività del nuovo dipendente. Attività di team building, incontri informali e momenti di condivisione possono facilitare questo processo.

Fase 5: Valutazione e Feedback.
Implementare un sistema di feedback regolare e costruttivo permette al nuovo dipendente di comprendere le aree di forza e quelle di miglioramento, e di adeguare di conseguenza il proprio approccio al lavoro.

Incorporare test psicometrici e valutazioni della personalità durante il processo di onboarding può ulteriormente agevolare l’inserimento dei nuovi assunti.
Questi strumenti, se utilizzati correttamente, possono offrire preziosi insight sulle preferenze lavorative, gli stili di comunicazione e le potenzialità dei nuovi collaboratori, permettendo di adattare le strategie di inserimento e formazione alle loro specifiche esigenze e caratteristiche. 

Ad esempio, comprendere i punti di forza e le aree di sfida di un individuo può aiutare i manager e i colleghi a comunicare e collaborare con lui in modo più efficace, potenziando così la coesione e la sinergia all’interno del team.

4. Casi di Studio

Esplorare casi di studio reali può offrire spunti preziosi e illustrare concretamente come le strategie di onboarding efficaci siano state implementate e quali risultati abbiano prodotto. 

Di seguito, presentiamo alcuni esempi che evidenziano l’importanza e l’impatto di un inserimento ben strutturato.

Caso di Studio 1. Tecnologia e Onboarding Remoto
Un’azienda tecnologica globale, di fronte alla sfida dell’inserimento remoto durante il periodo di lavoro da casa, ha implementato una piattaforma digitale dedicata per facilitare l’inserimento dei nuovi dipendenti.

Attraverso questa piattaforma, i nuovi assunti avevano accesso a materiali formativi, video di benvenuto, e potevano partecipare a sessioni interattive online con i loro team.
Il risultato? Un aumento del 15% nella soddisfazione dei nuovi dipendenti e una transizione verso il lavoro remoto più agevole e meno stressante per tutti.